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Ausländerakten nun digital

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Von: red Redaktion

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Gießen (pm). 2,5 Millionen Papierblätter in 17 000 Ordnern - schleppen, blättern, abheften. So sah bislang die Führung der Ausländerakten im Landkreis Gießen aus. Aktenstaub und Regalmeter gehören nun weitgehend der Vergangenheit an: Mittlerweile erfolgt die Verwaltung hier fast ausschließlich digital.

Der Fachdienst Ausländer- und Personenstandswesen der Kreisverwaltung hat als Pilotbehörde am Projekt »Elektronische Ausländerakte Hessen« teilgenommen und die elektronische Akte eingeführt. Auskünfte, Einträge und Änderungen erfolgen nun einfach per Klick.

»Die Umstellung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Verwaltung«, erklärt Landrätin Anita Schneider. »Denn die elektronische Aktenführung vereinfacht Prozesse und kann sie zugleich zügiger machen.« Dass Akten zum Beispiel wegen wechselnder Aufenthaltsorte zwischen verschiedenen Ausländerbehörden oder mit dem Regierungspräsidium ausgetauscht werden müssen, kommt häufig vor. Gerade dies hat in der Vergangenheit Verfahren in die Länge gezogen und war ein Grund dafür, dass das Pilotprojekt innerhalb der Kreisverwaltung in diesem Bereich gestartet wurde.

Bis zum Start war der Weg allerdings eine enorme Herausforderung, denn für die rund 30 Mitarbeiter des Fachdienstes lief die Umstellung parallel zu ihrem Tagesgeschäft.

Voraussetzung war, dass die Aktenbestände aus vielen Jahren zunächst digitalisiert werden. Insgesamt sieben Wochen lang scannte und übertrug ein Dienstleister Akten und Daten.

Im Juni 2021 war es dann soweit. Die mit der Digitalisierung beauftragte Firma holte die ersten 2000 Akten ab, parallel dazu startete im Fachdienst die Arbeit mit der neuen Software im Alltag. »eAkte« nennt sich in Kurzform der digitale Ersatz von Pappdeckel und Papier. Die eAkte ist an ein Daten-Management-System angebunden. Das Team der Behörde kann darüber Dokumente jeglicher Art verwalten und aktuell halten.

»Mittlerweile ist die Arbeit damit Routine geworden«, berichtet Fachdienstleiter Helge Krista.

In einem nächsten Schritt wird die Ausländerbehörde alle Anträge, für die dies möglich ist, online zur Verfügung stellen. So soll auch dem Onlinezugangsgesetz Rechnung getragen werden.

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