So geht’s: Karlheinz Frank zeigt am Bildschirm, wie er in wenigen Sekunden die öffentlich zugänglichen Daten eines Unternehmens in einer Maske speichert. Foto: privat
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So geht’s: Karlheinz Frank zeigt am Bildschirm, wie er in wenigen Sekunden die öffentlich zugänglichen Daten eines Unternehmens in einer Maske speichert. Foto: privat

Stets aktuelle Kundendaten

  • Burkhard Bräuning
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Wer etwas verkaufen möchte, braucht Kunden. Und heutzutage vor allem die Daten der Kunden. Gerade im B2B-Bereich ist das zwingend. B2B steht für "Business-to-Business". Es geht also um Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Die Pflege der Kundendaten lässt bei vielen Firmen allerdings einiges zu wünschen übrig. Karlheinz Frank, Chef der Grünberger Firma diamag, hat Lösungen für das Problem.

Daten von Kunden und potenziellen neuen Geschäftspartnern sind wertvoll. Sie werden gehandelt wie Waren. Man kann sich Datensätze kaufen. Zum Beispiel bei der Post, die aus nachvollziehbaren Gründen über Unmengen an Kundendaten verfügt. Wo früher Karteikarten bemüht wurden, setzen so gut wie alle Unternehmen heute auf digitale Lösungen. Aber meist sind die Datensammlungen lückenhaft oder nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Das Hauptproblem ist: Die Daten ändern sich schneller als man denkt. Beispiele gibt es viele: Ein neuer Geschäftsführer kommt, das Unternehmen zieht um. Die Firmenbezeichnung ändert sich. Und schon sind die Daten zwar nicht wertlos, aber eben nicht mehr aktuell. Das hat Folgen.

Unzureichende Datenpflege führt nicht selten auch dazu, dass unerkannte Dubletten in der Kartei schmoren. Dies führt bestenfalls nur dazu, dass Kunden doppelt angesprochen werden. Das ist dann peinlich. Dubletten können aber auch ernsthafte Komplikationen nach sich ziehen. Zum Beispiel unbeabsichtigte Wettbewerbsverstöße.

Schon das Sammeln von Kundendaten ist für sich genommen oft ein mühsames Geschäft. Die Zahlen, Daten und Fakten auf einem aktuellen Stand zu halten, aber noch viel mehr. Hier setzt das digitale Werkzeug von Karlheinz Frank an. Seine Firma diamag hat er 2001 in Offenbach gegründet, seit 2006 ist das mittelständische Unternehmen in Grünberg ansässig. Geschäftsführer Frank wirbt mit dem Slogan "Wir öffnen Türen - für ihren Vertrieb". Frank pflegt seine eigene Kundendatei penibel, wobei viele Geschäftspartner "Wiederholungsstäter" sind. Die Idee, Kundendaten auch für andere immer "frisch" zu halten, hatte Frank schon vor vielen Jahren. An eine Vermarktung dachte er damals noch nicht. "Aber ich weiß, dass sich so gut wie jedes Unternehmen aktuelle Kunden- und Interessentendatenbanken wünscht. Alle wissen aber auch, dass das Zeit und Geld kostet. Und deshalb verzichten doch viele auf eine Investition, wursteln irgendwie weiter", sagt Frank. "Das ist auf Dauer viel teurer, denn je später man einen Fehler korrigiert, desto teurer kommt er zu stehen."

An Möglichkeiten, hier Geld zu investieren, fehlt es nicht. Viele Unternehmen setzen heute auf "Customer-Relationship-Management", kurz CRM. Auf Deutsch: Es geht dabei um Kundenbeziehungsmanagement/Kundenpflege. Unzählige Anbieter von CRM-Software seien am Markt, erzählt Frank. "Was nützt aber das schönste CRM-System, wenn die Daten darin nicht aktuell sind? Ein seriöses CRM-System muss aber auch die Schranken des Datenschutzes berücksichtigen."

Und diese Schranken sind enger geworden. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und löste zu diesem Stichtag das Bundesdatenschutzgesetz ab. Die DSGVO hat auch spürbare Auswirkungen auf den B2B-Bereich. Aber sie verhindert auch nicht generell das Speichern gewisser Daten von Unternehmen. Hier setzt Frank an. "Wir gleichen die Kerndaten dort ab, wo sie aktuell, für jeden sichtbar und frei verfügbar im Netz stehen. Wer eine Internetseite hat, muss auch ein Impressum haben. Und dort finden sich eben die Kerndaten des Unternehmens: Name des Seitenbetreibers/Verantwortlichen, die Kontaktdaten des Seitenbetreibers, bei Unternehmen dann noch die Rechtsform, Registereinträge (falls vorhanden) und wer das Unternehmen vertritt."

Diese Daten prüft Frank mit seiner Software ganz legitim. Und lädt sie in eine Maske. Geht einfach und schnell. Schon seit einigen Jahren profitieren einige seiner Kunden von dem Werkzeug, "mit dem wir Daten auf einem aktuellen Stand halten, weil wir sie ständig auffrischen." Diese Eigenentwicklung nennt sich diamagic add-ress. Magisch sieht das schon aus, was Frank an seinem Rechner vorführt.

Der Clou: "Nachts, wenn die Mitarbeiter unserer Kunden schlafen, sucht das System nach Änderungen im Datenbestand und markiert sie zur schnellen Aktualisierung. So können täglich alle Datensätze geprüft und stets aktuell gehalten werden." Für Kunden, die eine Aktualisierung ihrer Kontaktdaten als externe Dienstleistung bevorzugen, bietet diamag nach wie vor einen entsprechenden Komplett-Service an.

"Oder der Kunde erwirbt das System zu attraktiven Konditionen, spart damit massenhaft Arbeitszeit und hat dennoch aktuellere Daten als je zuvor." "diamagic add-ress" nutzt schlicht die Tatsache, dass die meisten marktaktiven (der über drei Millionen in Deutschland tätigen) Unternehmen über eine eigene Web-Präsenz verfügen. Das Programm läuft auf Standard-Notebooks oder All-In-One-PCs und kann für die jeweiligen Kundenanforderungen angepasst werden.

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