E-Mails statt Regalmeter

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Knapp drei Jahre noch, dann müssen alle Behörden in Deutschland ihr Rechnungswesen auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt haben. So lautet eine Vorgabe der Europäischen Union. Gießens Kämmereileiter Dr. Dirk During kann diesem Termin ganz gelassen entgegensehen, denn die Finanzverwalter der Uni-Stadt sind jetzt schon viel weiter als die allermeisten Kommunen. Gießen ist nämlich die erste hessische Stadt, die den elektronischen "Rechnungsworkflow" nicht nur für eingehende, sondern auch für ausgehende Rechnungen eingeführt hat. Diese Innnovationsfreude wurde jetzt mit einem Preis belohnt.

Knapp drei Jahre noch, dann müssen alle Behörden in Deutschland ihr Rechnungswesen auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt haben. So lautet eine Vorgabe der Europäischen Union. Gießens Kämmereileiter Dr. Dirk During kann diesem Termin ganz gelassen entgegensehen, denn die Finanzverwalter der Uni-Stadt sind jetzt schon viel weiter als die allermeisten Kommunen. Gießen ist nämlich die erste hessische Stadt, die den elektronischen "Rechnungsworkflow" nicht nur für eingehende, sondern auch für ausgehende Rechnungen eingeführt hat. Diese Innnovationsfreude wurde jetzt mit einem Preis belohnt.

Seit 2013 lobt das Ulmer Softwareunternehmen Infoma einen Preis für "herausragende, zukunftsweisende Projekte" in der öffentzlichen Verwaltung aus. Beim Wettbewerb 2016 belegte Gießen, gemeinsam mit Siegburg, den zweiten Platz hinter Remscheid. Infoma-Vetriebsleiter Holger Schmelzeisen und sein Mitarbeiter Stefan Keltsch übergaben den Preis an Stadtkämmerin und OB Dietlind Grabe-Bolz.

Was die Umstellung von Papier auf Elektronik der Stadt bringt, machte Kämmereichef During deutlich. Etwa 95 000 Rechnungen gingen jedes Jahr bei der Stadt rein und raus, je nach Produkt und Projekt mit bis zu zehn Seiten. "Wenn wir es durch die Digitalisierung schaffen, dass wir bei jedem Beleg eine Minute Bearbeitungszeit sparen, entspricht das in etwa der Jahresarbeitszeit eines Mitarbeiters", erklärte During. So werde Zeit für andere Tätigkeiten gewonnen – und Raum, der bislang für die Lagerung der Papierrechnungen und noch vorgeschriebenen Sicherungskopien benötigt wird. 76 Regalmeter belegten eine Bürofläche im Mietgegenwert von 13 000 Euro. So gesehen brauche es nicht der Aufforderung der EU, den "hohen Stellenwert" der Umstellung zu erkennen. Mittlerweile rund 330 Mitarbeiter in allen 26 Ämtern der Stadtverwaltung beherrschten den "Rechnungsworkflow", der auch einen Vorteil bei der Finanzplanung habe. "So können wir unsere Liquidität viel schneller abschätzen", sagte During und betonte: "Es geht nicht darum, Arbeitsplätze wegzurationalisieren."

Lob für die Modernisierung kam bei der Preisübergabe auch vom Datendienstleister ekom21. "Das macht uns schon verdammt stolz, dass mit der Stadt Gießen einer unserer größten Kunden einen so wichtigen Preis erhält", sagte Andreas Schemel. Sein Kollege Christian Diste machte deutlich, wie weit Gießen schon ist. Von den 260 kommunalen Kunden der ekom21 rechneten zwischen 40 und 50 teilweise digital ab, aber Gießen sei die bislang einzige Stadt in Hessen, die auch beim Rechnungsausgang komplett auf Papier verzichte.

Und natürlich gab es für den Kämmereileiter auch von der Chefin eine Streicheleinheit. Grabe-Bolz: "Herr During ist ein Modernisierer, der sich nicht scheut, auch die dicken Bretter zu bohren." Der Meister der Zahlen gab das Kompliment artig zurück. Die Oberbürgermeisterin stehe für ein "innovationsfreundliches Klima" in der Stadtverwaltung.

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